Cómo optimizar su software de gestión de spas

 

Como gerente o director de spa, es probable que haya pasado meses tratando de convencer al director general del hotel, al director financiero y/o al propietario, de invertir en un sistema de software de gestión de spas. Es probable que también haya llevado algunos meses en tratar de conseguir que su equipo técnico trabajara con el equipo de la compañía de software, además de organizar una formación completa para su equipo. Después de usar el sistema durante unos meses, ahora tiene que generar suficientes ingresos adicionales para justificar dicho desembolso de capital.

Muchos gerentes de spa creen erróneamente que mediante la implementación de un software de gestión de spas, sus ingresos aumentarán automáticamente de manera notable. Mientras que el software sin duda mejora la productividad, como cualquier otra herramienta, la persona que lo utiliza debe saber cómo utilizarlo de manera eficaz. Muchos gerentes de spa sólo hacen uso parcial de la valiosa información que ofrecen los sistemas de software de gestión de spas. En este artículo, analizamos lo que hay que hacer para sacar el máximo partido de esta herramienta.

 

Hay 5 cosas que debe considerar cuando utilice un software de gestión de spas para generar más ingresos:

 

1. Explorar. ¿Está explorando todo el potencial de todas las herramientas disponibles? ¿Sabe qué características del software le ayudan a gestionar su negocio de manera más eficaz: desde las reservas, el horario del personal, la gestión de reservas y el coste de la venta, a la gestión del rendimiento y la comunicación con sus clientes? ¿Qué herramientas de marketing están disponibles? ¿Su software de spa está integrado con su plataforma de redes sociales? Por ejemplo, ¿su aplicación de reservas en línea está conectada a la página de Facebook de su spa? Conocer las herramientas de las que dispone, lo que puede hacer con ellas y usarlas realmente, le ayudará a optimizar su software de gestión de spas.

 

2. Entender. Entienda qué informes le dan la información que necesita para gestionar su negocio con eficacia. También es importante entender de dónde proceden los datos de los informes. Por ejemplo, ¿los informes sobre la ocupación de los terapeutas y las salas de tratamiento incluyen el tiempo asignado para la preparación pre-tratamiento y la limpieza post-tratamiento? Si sus cálculos de productividad de los terapeutas y del spa no incluyen este “tiempo de respuesta”, deberá configurar su software según ello. Obtener los informes adecuados que le proporcionen la información clave sobre su empresa le ayudará a entender las razones detrás del rendimiento de su spa.

 

3. Medir. Mida los indicadores clave de rendimiento (KPI, según sus siglas en inglés) adecuados para comprender el rendimiento de su negocio. ¿Cuáles son los patrones de demanda de su spa? ¿Cuáles son sus horas puntas? ¿Cuáles son los patrones de productividad de sus terapeutas? ¿Tiene que rechazar clientes debido a la falta de terapeutas disponibles o a la falta de salas de tratamiento? ¿Sus clientes están satisfechos con la calidad del tratamiento? ¿Hay demasiados clientes que no se presentan a sus citas? ¿Qué tratamientos compran sus clientes, y cuándo? ¿Qué tratamientos están asociados con ventas al público? ¿Qué promociones funcionan y qué tipo de clientes las están comprando? Siga los KPI de su spa, por ejemplo, la satisfacción del cliente, los ingresos por hora de tratamiento disponible (RevPATH, según sus siglas en inglés), la ocupación del terapeuta, la ocupación de las salas de tratamiento, la venta al público y cualquier otro KPI que considere útil para su negocio.

 

4. Analizar. Una vez que esté siguiendo los KPI adecuados, es importante analizar su información. Sacar varios informes y no actuar basándose en su información no le ayudará a impulsar su negocio. Si se encuentra con que está rechazando clientes, comprenda los motivos de ello. ¿Es porque no hay suficientes terapeutas disponibles en un momento determinado? ¿Tiene demasiados terapeutas disponibles durante las horas de baja afluencia y muy pocos durante las horas de máxima afluencia? ¿O rechaza clientes debido a la falta de salas de tratamientos disponibles? Si ese es el caso, ¿se debe a los retrasos a la hora de finalizar los tratamientos? ¿O es porque se dedica demasiado tiempo a la preparación y limpieza? Éstas son sólo algunas de las maneras cómo usted puede analizar los KPI.

 

5. Responder. Actúe según la información en tiempo real que el software del spa le está proporcionando. Ajuste y adapte su negocio a la realidad del mercado; evalúe si los ajustes a largo plazo se deben incorporar a los sistemas existentes. ¿Debe ajustar su política de precios? Por ejemplo, ¿es necesario implementar una política de fijación de precios dinámica para desviar el tráfico de su período de más afluencia a su período de menor afluencia de clientes? ¿La mayoría de sus terapeutas están trabajando cuando sus clientes demandan tratamientos? ¿Es necesario contratar más terapeutas independientes o de media jornada? ¿O es necesario implementar un horario de trabajo dinámico para el personal, con jornadas partidas? ¿Qué impacto tienen las respuestas anteriores en sus ingresos y en su balance? Si a su empresa le cuesta, proporcionalmente, más dinero atraer ingresos adicionales, investigue las opciones para optimizar la productividad de su negocio. Éstas son sólo algunas maneras cómo usted puede responder con eficacia para volver a poner su negocio en el buen camino.

 

Conclusión

Un software de gestión de spas es una valiosa herramienta que le ayuda a gestionar su negocio de manera más eficaz: su personal, las operaciones y los clientes. El beneficio que obtenga de éste dependerá de cómo lo utilice.

By Sonal

Sonal Uberoi creates and delivers smarter spas around the world. Spas and hotel groups hire Sonal to help them design, set up and manage their wellness businesses. Her finance background and worldwide operations experience in the spa, wellness and hospitality sectors make Sonal the go-to expert for business optimisation solutions. Connect with Sonal on LinkedIn www.linkedin.com/in/sonaluberoi.

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