Ahorro de tiempo y dinero

Si usted es un gerente o un terapeuta de spa, ¿Se ha enfrentado alguna vez al problema de haber querido conectar el vaporizador facial y darse cuenta que no habían suficientes enchufes en su cabina de tratamiento? Si usted es una recepcionista de un spa, ¿Se ha visto alguna vez en la situación de no tener cerca de usted una sala de preparación de la cual ofrecer a sus clientes un vaso de agua o una toalla fría mientras esperan por su terapeuta?

Todos aquellos que hemos trabajado en un spa nos hemos encontrado con algún aspecto operativo que no fue considerado. ¡Cómo fue que no se pensó en esto! ¡Tal vez hubiera sido bueno haber estado involucrado desde el principio!

Es muy importante que usted piense cuidadosamente acerca de todo lo que el spa se necesita para que este pueda funcionar bien. Si usted desarrolla esta fase de forma correcta, estará ahorrando tiempo y dinero en el largo plazo.

Creación de sus listas

Cuando se trabaja en las listas de equipo y suministros, la forma más eficaz para asegurarse de que no deja de lado nada consiste en separar sus necesidades en las siguentes cuatro secciones:

• Mobiliario – Esta lista incluirá todos los muebles operativos que usted necesita para que su spa funcione. Algunos ejemplos de esto incluyen camas de tratamiento, mesas de manicura y sillas, estanterías, taburetes de los terapeutas, etc.
• Equipo – Aquí debe incluir todo el equipo que usted necesitará en el spa (por ejemplo, una sauna, un baño turco, una bañera). Le recomendamos que hable con el proveedor de equipos de spa para que pueda asesorarle mejor acerca de todas las complejidades de sus equipos.
• Suministros operacionales y equipo – En esta lista se deben colocar todos los materiales que son necesarios para las operaciones diarias de su spa. Por ejemplo, calentadores de toallas, nevera, vapores faciales, suministros desechables (como tangas desechables, almohadillas de algodón y espátulas), vasos, tazas de té, etc.
• Ropa de cama y uniformes – Esta lista incluye todas las toallas, sábanas, batas y artículos relacionados que se necesitan para hacer funcionar su spa. También puede agregar en esta lista los requisitos de uniformes para su personal de acuerdo con el planning de número de personal que usted haya creado durante el estudio de factibilidad de su spa.

Acciones adicionales

Una vez que usted haya dispuesto todos estos elementos en cada una de las listas que se han mencionado antes, es necesario tomar las siguientes medidas:

• Escriba una lista de proveedores recomendados.
• Póngase en contacto con cada uno de los proveedores para obtener precios y especificaciones (por ejemplo, distintos tipos y tamaños de camas para tratamiento).
• Elija el proveedor que cumpla con todas sus expectativas.
• Y lo más importante, estudie los posibles plazos para cada pieza del equipo. ¿Será necesario traer el equipo desde otro país? ¿Existen consideraciones de aduana que se necesitan tomar en cuenta?
• Organice las fechas de entrega de los diferentes elementos de acuerdo con la planificación de su camino crítico. Por ejemplo, no tiene sentido que le entreguen su ropa de cama si usted no tiene un lugar para almacenarla.

Requisitos técnicos y diseño

Mientras implementa sus listas de equipamiento y suministros, es muy importante que usted se haya asegurado de haber tomado en consideración los requisitos técnicos (por ejemplo, electricidad) de su spa. También es fundamental tener en cuenta si algún equipo que ha pedido tiene algún requisito especial en términos de diseño. Tenga en cuenta que no siempre es fácil hacer cambios de última hora en el diseño.

This week, we are offering additional tips that will help you to open your spa from start to finish. Once the concept, feasibility and spatial distribution (including client flow) have been completed, we can start to plan the project in more detail. The best way of doing this is by bringing into action the Critical Path Method (CPM). In the next lines, we will take a look at this valuable project management tool and the series of activities you need to include during the pre-opening countdown of your future spa.

Esta semana traemos consejos adicionales que le ayudarán a abrir su spa desde el principio hasta el final del proceso. Una vez que el concepto, la viabilidad y la distribución espacial (incluyendo el flujo de clientes) se han completado, podemos empezar a planificar el proyecto con más detalle. La mejor manera de hacerlo es implementando el Método del Camino Crítico (CPM por las siglas en inglés Critical Path Method). En las siguientes líneas, vamos a echar un vistazo a esta valiosa herramienta de gestión de proyectos y la serie de actividades que usted debe incluir durante el conteo regresivo de pre-apertura de su futuro spa.

Critical Path Method (CPM)

Although CPM was originally conceived back in the 1950s as a tool to manage plant maintenance projects, this method is widely used today as a critical component of project management in all kinds of fields, including the spa industry.

Critical path is the group of sequential, practical actions one needs to take in order to set up a project from beginning to end. Technically speaking, the CPM is an algorithm that uses a series of mathematical calculations aimed at scheduling the activities and tasks of the project. Implementation of the CPM provides the longest sequence of activities that a project needs in order to be completed. In other words, it helps establish the due date of a project.

CPM in spas

The rationale behind the CPM is based on a model that includes a list of all the activities one needs to implement in order to develop their project, the duration of each single activity and the dependencies between the different activities. By doing this, the CPM for a project will calculate the longest path of planned activities identifying the critical activities and those with a ‘total float,’ which means those activities that can be delayed without affecting the estimated time to complete the whole project.

If we extrapolate this technique to a project for a new spa, the list of all activities needed in order to open your spa can be divided into the following main groups:

• Design & Construction
• Financials
• Sales and marketing
• Treatment and service development
• FF&E and OS&E lists
• Linen & uniforms
• Human resources
• Pre-opening countdown and training
• Operations

Under each group of activities, you can then list the critical activities under each group and their dependence on other activities. For example, you will need to have finalized your treatment and service menu before you can send any collateral to print. And any delay in your pricing strategy or selection of product house partners, will affect your treatment and service menu, which in turn will affect the sales and marketing of your spa.

By using the CPM in the opening of your spa, you will have a clearer idea of all activities that need to be done, their interdependence, a realistic timeframe for the completion of each activity and who is responsible for each activity. This allows for more transparency in the project and ensures that all parties involved are working on the same roadmap and have a clear understanding of the relevant milestones during each stage of the project.

Other things to consider…

Once you are only a couple of months away from opening, you will be moving towards the pre-opening countdown phase, which is essentially the moment when the operations team comes on board and starts preparing the spa for opening. This is one of the critical phases and requires full time coordination on site. Some things to consider during this phase include the following:

• The expected start date of the spa manager. Depending on the size of the spa, the spa manager should be on board about at least 4 to 6 months before the spa opens
• Coordination of the arrival of FF&E and small operating items
• Recruitment of the rest of the team
• Planning of the pre-opening training
• Writing of SOPs (standard operating procedures)
• Working on snag list items with the construction team before construction handover of the facility
• Handover and deep cleaning of spa
• Spa dress up
• Client rehearsals and spa soft-opening
• Organising of familiarization trips and sales visits
• Launch date

Effective project management

A well-elaborated CPM will greatly help you to effectively project manage your spa opening. It will give you (and all those involved in the opening of your spa) both a visual representation of the different project activities and a clear understanding about the timing required by each task and the whole project itself. It will help you be smarter in the opening of your spa and avoid unnecessary expenses and delays in opening.

Método del Camino Crítico (CPM)

A pesar de que el CPM fue originalmente concebido en la década de los cincuenta como una herramienta para la gestión de proyectos de mantenimiento de planta, este método es muy utilizado hoy en día como un componente crítico de la gestión de proyectos en todo tipo de sectores, incluyendo la industria del spa.

El Camino Crítico se refiere al conjunto de acciones secuenciales y prácticas que se deben tomar para implementar un proyecto desde el principio hasta el fin. Técnicamente hablando, el CPM es un algoritmo que utiliza una serie de cálculos matemáticos destinados a programar las actividades y tareas del proyecto. La implementación del CPM proporciona la secuencia más larga de actividades que un proyecto necesita para ser completado. En otras palabras, el CPM ayuda a establecer la fecha en que el proyecto debe ser terminado.

CPM en Spas

La razón de ser del CPM se basa en un modelo que incluye una lista de todas las actividades que uno necesita implementar para desarrollar el proyecto, la duración de cada una de las actividades y las dependencias entre las diferentes actividades. Haciendo lo anterior, el CPM de un proyecto calculará la ruta más larga de las actividades que han sido planificadas identificando las actividades críticas y aquellas que cuentan con una ‘holgura total’, es decir, aquellas actividades que pueden ser retrasadas sin afectar el tiempo estimado para completar el proyecto.

Si extrapolamos esta técnica para el proyecto de un nuevo spa, la lista de todas las actividades que son necesarias para abrir el spa se puede dividir en los siguientes grupos:

• Diseño y Construcción
• Finanzas
• Ventas y marketing
• Desarrollo de tratamiento y servicios
• Listas de equipos, muebles y suministros operativos
• Lencería y uniformes
• Recursos Humanos
• Conteo regresivo pre-apertura y formación
• Operaciones

Dentro de cada grupo de actividades, puede enumerar las actividades críticas en cada grupo y su dependencia de otras actividades. Por ejemplo, tendrá que haber terminado su carta de tratamientos y servicios antes de poder enviar cualquier tipo de material a imprimir. Además, cada retraso en su estrategia de precios o en la selección de casas de productos cosméticos, afectará su carta de tratamientos y servicios, lo cual a su vez terminará afectando el marketing de su spa.

Utilizando el CPM en el proceso de apertura de su spa, usted tendrá una idea más clara de todas las actividades que tiene que realizar, su interdependencia, el lapso de tiempo real requerido para terminar cada actividad y la persona a cargo de cada una de ellas. Esto permite una mayor transparencia en el proyecto y garantiza que todas las partes involucradas estén trabajando sobre la misma idea con una comprensión clara sobre los hitos relevantes en cada etapa del proyecto.

Otras cosas a tener en cuenta …

Una vez que esté a sólo un par de meses de la apertura, se estará acercando a la fase del conteo regresivo previo a la apertura, que es esencialmente el momento en el cual el equipo de operaciones entra en acción y comienza a preparar el spa para el primer día de actividades. Esta es una de las fases críticas y requiere una coordinación completa en las facilidades. Algunas cosas a tener en cuenta durante esta fase son las siguientes:

• Fecha de inicio del gerente del spa. Dependiendo del tamaño del spa, el gerente del spa debe estar a bordo del proyecto al menos 4 o 6 meses antes de la apertura del spa
• Coordinación de la llegada del equipo, muebles y suministros operativos
• Contratación del resto del equipo
• Planificación de la formación del equipo previo a la apertura del spa
• Redacción de los procedimientos operativos estándard
• Ultimar detalles con el equipo de construcción antes de que este entregue la instalación
• Entrega y limpieza profunda del spa
• Decoración del spa
• Ensayos de cliente y “soft-opening”
• Organización de viajes de familiarización y visitas de ventas
• Fecha de lanzamiento

Gestión Efectiva de Proyectos

Un CPM bien elaborado será de gran ayuda para manejar la apertura de su spa. Le brindará a usted (y a todos aquellos que participen en la inauguración de su spa) una representación visual de las diferentes actividades del proyecto y una idea clara sobre el tiempo requerido por cada actividad y todo el proyecto en general. Esto le ayudará a ser más efectivo en la apertura de su spa y evitar gastos y retrasos innecesarios en el proceso de apertura.