We are now in the final step of the ‘pre-opening’ phase and at the beginning of a whole new set of challenges. The success of this stage normally depends on how well the pre-opening phase has been orchestrated, right from the conceptual design through to the pre-opening training and generating the right buzz about your new business. In the following lines, we will discuss how to keep your expectations real during this stage and what kinds of things you need to do in order to fine tune operations before your potential clients arrive to your new business. Let’s take a look.

Estamos ahora en la etapa final de la fase de ‘pre-apertura’ y al inicio de un nuevo conjunto de retos. El éxito de esta etapa normalmente depende de lo bien que haya sido diseñada la fase de pre-apertura, desde el diseño conceptual hasta el proceso de formación y la correcta promoción de su nuevo negocio. En las siguientes líneas, vamos a discutir la manera de mantener sus expectativas reales durante esta etapa y qué tipo de cosas hay que hacer para afinar las operaciones antes de que sus potenciales clientes llegan a su nuevo negocio. Vamos a echar un vistazo.

Focus and expectations

During this step, which we call ‘opening phase,’ your main focus is on ensuring that you are fine tuning operations. Many spa managers or owners who are new to the business expect THE ‘opening day’ to be a big and key day, and it definitely is. However, it is important to realise that there will not be an ‘avalanche’ of people walking through your spa’s doors. The number of clients visiting your new business will depend on how well you worked on the previous stage of marketing and selling your spa during the pre-opening phase.

Another important thing to remember is that your operations will not be seamlessly ‘perfect’ the day you open your spa. There will still be many small things that will need working on, and these small items will still be works in progress for many weeks to come. In spite of this, it is unrealistic to wait until you have everything ‘perfect’ especially because every day you delay the opening of your spa, you will be losing revenue. Additionally, the ‘perfect spa’ ends up turning into a moving milestone as one discovers how much more there still is to do.

Final checklist

Throughout the series of articles on how to open a spa from start to finish, we have elaborated a number of different checklists for some of the steps you need to take in during the entire process. Your final checklist needs to include the following set of things that will help you fine tune your operations during the opening stage:

• Last details of spa dress up and setting up – It is very important to ensure that everything is in place.
• Client rehearsals – Invite key people you trust in order to give you valuable feedback on how their treatment was. This will allow you to test drive your client flow, your therapists to practice their treatments and also get used to preparing for treatments and clearing up in an efficient manner.
• ‘Soft-opening’ – These client rehearsals can be done during your ‘soft-opening’ phase. A soft-opening period (even if it is just one week) gives the staff an opportunity to make sure that they feel comfortable with all the treatments and the whole client flow.
• Fine tuning of SOPs – This is the right time to further improve your standard operating procedures.
• Staff feedback – During this stage, it is very important to get feedback from staff on whether they can contribute positively to changing things.
• Client feedback – Similarly, you need to take note of any feedback from your clients. Are there any things that are not working out? It is not uncommon that certain steps in treatments or in the client journey need to be worked on after the opening.
• Launch date – At this stage, you need to set your spa’s official launch date and look at when you would like official photos taken of the spa and what shots you would like to have. This is quite important for the image of your new business.

Running a healthy spa

Now that you have done your homework, you are finally ready to open your new spa. Even though the success of your business will depend on how effectively you will manage your operations from now on, we strongly believe that providing your spa with a solid foundation is the very first thing you need to do in order to have a prosperous business. In other words, the way you move from the conception of your new spa to the moment you open the doors of it, will have a huge impact in the future of your business.

Enfoque y expectativas

Durante este paso, al que denominamos ‘fase de apertura’, su enfoque debe consistir en asegurarse de estar afinando sus operaciones. Muchos de los gerentes y propietarios de spa que son nuevos en el negocio piensan que EL ‘día de la apertura’ sea un importante y decisivo día, y sin duda lo es. Sin embargo, es importante darse cuenta de que no habrá una ‘avalancha’ de gente caminando por las puertas de su spa. El número de clientes que visitan su nuevo negocio dependerá de lo bien que trabajó en la etapa previa de comercialización y venta de su spa durante la fase de pre-apertura.

Otra cosa importante a recordar es que sus operaciones no estarán funcionando a la perfección del día en que usted abra su spa. Todavía habrán muchas pequeñas cosas que necesitarán de más trabajo y estas pequeñas tareas continuarán siendo trabajos en curso durante varias semanas por venir. A pesar de ello, no es realista esperar hasta que todo esté ‘perfecto’ especialmente porque todos los días en que retrase la apertura de su spa, estará perdiendo ingresos. Además, el ‘spa perfecto’ termina convirtiéndose en un hito en movimiento a medida que uno va descubriendo cuanto hay que hacer.

Lista de verificación final

A lo largo de esta serie de artículos sobre cómo abrir un spa de principio a fin, hemos elaborado una serie de listas de control para algunos de los pasos que se deben tomar durante todo el proceso. Su lista final debe incluir la siguiente serie de cosas que le ayudarán a afinar sus operaciones durante la fase de apertura:

• Últimos detalles de la puesta en marcha y configuración del spa – Es muy importante asegurarse de que todo está en su lugar.
• Ensayos de cliente – Invite personas de su confianza que le puedan brindar información importante sobre el tratamiento que recibieron en su spa. Esto le permitirá poner a prueba su flujo de clientes por sus instalaciones mientras le dará la oportunidad a sus terapeutas de practicar sus tratamientos habituándolos a la preparación de estos y a una efectiva puesta en disposición de las salas.
• ‘Apertura gradual’ – Estos ensayos de cliente se pueden hacer durante la fase de ‘apertura gradual’ (soft-opening). Un período de apertura gradual (incluso si es tan sólo de una semana) le brinda al personal la oportunidad de asegurarse de que se sientan cómodos con todos los tratamientos y el flujo de clientes.
• Afinación de los procedimientos operativos de base – Este es el momento adecuado para mejorar aún más sus procedimientos operativos de base.
• Feedback del personal – Durante esta etapa es muy importante obtener el feedback del personal para ver si pueden contribuir de manera positiva sobre el modo de cambiar las cosas.
• Feedback de los clientes – Del mismo modo, es necesario prestar atención a cualquier feedback que venga de parte de sus clientes. ¿Hay cosas que no están funcionando? No es algo inusual que ciertos pasos en los tratamientos o en el flujo de cliente deban ser ajustados después de la apertura.
• Fecha de Inauguración – En esta etapa, es necesario establecer la fecha de inauguración oficial de su spa y definir el momento en el cual le gustaría tomar las fotos oficiales de su negocio y sobre todo el tipo de imágenes quiere capturar. Esto es muy importante para la imagen de su nuevo spa.

Gestión de un spa saludable

Ahora que ha terminado su tarea, usted está finalmente listo para abrir su nuevo spa. A pesar de que el éxito de su negocio va a depender de la eficacia con que se maneje las operaciones a partir de ahora, estamos convencidos que dar una base sólida a su spa sea la primera cosa que tiene que hacer con el fin de tener un negocio próspero. En otras palabras, la forma en que usted se mueva desde la concepción de su nuevo spa hasta el momento en que abra las puertas del mismo, tendrá un gran impacto en el futuro de su negocio.

Once you have taken care of the furniture, equipment, supplies and technical requirements of your future spa, it is time to think about the group of professionals that you want in your team. In most spas across the world, payroll costs make up for majority of a spa’s fixed costs. Hence choosing the right people for your spa requires careful examination and a well-structured process capable of providing you with the right choices for your business. Let’s take a look.

Una vez que usted se haya ocupado de los muebles, equipos, suministros y requisitos técnicos de su futuro spa, es hora de pensar en el grupo de profesionales que quiere en su equipo. En la mayoría de los spas de todo el mundo, los costos de nómina representan el costo fijo más alto de un spa. Por esta razón, la selección del personal adecuado para su spa requiere un examen cuidadoso y un proceso bien estructurado capaz de brindarle las decisiones correctas para su negocio. Vamos a echar un vistazo.

The challenges

In spite of the financial crisis and the pool of well-prepared professionals that are available in the market today, choosing the right people for your company is still a challenging task. The spa industry also faces additional challenges:

Firstly, the shortage of spa professionals across the board – from therapists to managers, which has been mainly provoked by our industry’s rapid growth and the lack of people with adequate training especially at the managerial level, and

Secondly, our industry’s high level of staff turnover, which is almost inevitable considering the constant movement of people in search for better economical conditions, brands and career prospects.

Clarity is key

The first thing you need to be able to establish when searching for the right people for your spa is clarity. For any given position within your future business, looking for the right people is a process that starts with a clear vision about the systems, processes, roles and responsibilities that you are looking to fulfill with any given position.

In order to be successful in this process, you need to have a very clear idea about the following:

• The desired personal characteristics of the people you are planning to hire. What values or traits do they need to have in order to match your spa’s philosophy?
• The required qualifications of your future employees. For example, if they are a receptionist, you would want to make sure that they have had previous guest service experience, and preferably be familiar with a spa software system along with basic computer skills. If they are a therapist, what beauty qualifications are you looking for? Are there any additional qualifications (e.g. physiotherapist, Shiatsu) you would like them to have?
• The duties you will be asking your future employees to perform.
• A detailed job description is extremely important for both your future spa and your future employees. By ensuring that you have the right people and positions covering all the operational duties, you will ensure that your operations are run smoothly since the beginning
• A salary matrix. This is very important because it only gives you a clear idea of what you are paying your staff compared to the market, but will also provide your candidates with a good understanding of the career opportunities they will have in your spa.
• The start dates. If you are a new build, it is advisable to make candidates aware that there might be delays in the opening and keep them informed of the progress of the project so that they feel part of the spa from the very beginning.
• The interview process. Before you start interviewing, write a clear plan of how you will carry the whole process and what it will consist of. For example, how many interviews you are looking to conduct, will a trade test be required and if so, the location, the communication process between you and your potential candidates, etc.

Talent selection – Best practices

Besides the clear vision you need to establish at the beginning of the selection process, the following tips will help you to strengthen this important step:

• Measure success – Look for candidates who have a proven track of exceeding expectations through their professional careers.
• Network – Let your network to give you support in this process. It will add credibility to the candidate and save you precious time.
• Recruiting platform – get your hands on a platform that allows you to provide your potential candidates with pre-screening questions.
• Job seekers – All job seekers, active and passive, should be included in your selection process. Sometimes, passive seekers may be your best shot.
• Be patient – Take the time you need to find the right person.

Final tips

While choosing the right people for your spa, it is very important that you also think about yourself, the way you work, the kind of people you like and the type of company you want to have. In other words, you need to be critical about yourself and be honest about the kind of people you like to work with.

Finally, keep in mind that hiring the right people for your spa is just as important as keeping them happy once they start working for you. High staff over is extremely costly to any business. It is advisable to try to reduce staff attrition by reviewing compensation packages on a regular basis, creating an optimal job atmosphere, and providing your team with adequate tools, training and development programmes.

Choosing and keeping the right talent for your spa will be one of the key factors to your business’s success.

Retos

A pesar de la crisis financiera y el abundante número de profesionales calificados que están dentro del mercado, la elección de las personas adecuadas para su empresa sigue siendo una tarea difícil. Además de esto, la industria del spa enfrenta a retos adicionales: En primer lugar, se enfrenta a una escasez de profesionales de spa en todos los ámbitos (desde terapeutas hasta gerentes) provocada principalmente por el rápido crecimiento de nuestra industria y la falta de personas con una formación adecuada, especialmente a nivel directivo. En segundo lugar, nuestra industria se enfrenta a un nivel de rotación de personal alto que es casi inevitable teniendo en cuenta el constante movimiento de personas en busca de mejores condiciones económicas, marcas y perspectivas de carrera.

La claridad es la clave

Tener claridad es la primera cosa que usted debe ser capaz de establecer al momento que incia la búsqueda de personal para su spa. Para cualquier posición dentro de su futuro negocio, la búsqueda de las personas adecuadas es un proceso que inicia con una visión clara sobre los sistemas, procesos, roles y responsabilidades que usted está buscando llenar con una posición determinada.

Con el fin de tener éxito en este proceso, es necesario tener una idea muy clara acerca de lo siguiente:

• Las características personales que usted espera encontrar en las personas que quiere contratar. ¿Qué valores o características necesitan tener para que se ajusten a la filosofía de su spa?
• Las habilidades requeridas de sus futuros empleados. Por ejemplo, si se trata de una recepcionista, usted debe asegurarse de que haya tenido experiencia atediendo clientes y que preferiblemente esté familiarizada con un sistema de software de spa y conocimientos básicos de informática. Si se trata de terapeutas, ¿Qué tipo de habilidades a nivel de tratamientos de belleza está buscando? ¿Existen requisitos adicionales (por ejemplo, fisioterapeuta o Shiatsu) que le gustaría que tuvieran?
• Las tareas y funciones que quiere que sus futuros empleados lleven a cabo.
• Una descripción detallada del trabajo es extremadamente importante tanto para su futuro spa como para sus futuros empleados. Asegurándose de tener la gente y posiciones adecuadas para cubrir todas las funciones operativas, terminará por asegurarse de que sus operaciones se logren ejecutar sin problemas desde el principio.
• Una matriz salarial. Esto es muy importante ya que no sólo le da una idea clara sobre lo que le está pagando a su personal con respecto al mercado, sino que también proporciona a sus candidatos una buena idea de las oportunidades que tendrán a nivel de carrera dentro de su spa.
• Las fechas de inicio. Si su proyecto incluye una nueva construcción, es aconsejable que le deje saber a los candidatos que podrían haber retrasos en la apertura del spa manteniéndolos siempre informados sobre el progreso del proyecto para que se sientan parte del spa desde el principio.
• El proceso de entrevista. Antes de comenzar a realizar entrevistas, debe escribir un plan claro sobre cómo va a realizar todo el proceso y que tipo de cosas va a incluir este. Por ejemplo, el número de entrevistas que está pensando llevar a cabo, si requiere una prueba y la posible ubicación de esta, el proceso de comunicación entre usted y sus potenciales candidatos, etc.

Selección de talento – Mejores prácticas

Además de la clara visión que se necesita establecer al comienzo del proceso de selección, los siguientes consejos le ayudarán a fortalecer este importante paso:

• Mida el éxito – Busque candidatos que tengan una experience comprobada de haber superado expectativas a lo largo de sus carreras profesionales.
• Red – Deje que su red que le de apoyo en este proceso. Le dará credibilidad al candidato y le ayudará a ahorrar tiempo.
• Plataforma de contratación – Trate de conseguir una plataforma que le permita responder preguntas de pre-evaluación a sus potenciales candidatos.
• Solicitantes de empleo – Todas las personas que buscan trabajo, de manera pasiva o activa, deben estar incluídas en el proceso de selección. A veces, los solicitantes pasivos terminan siendo las mejores opciones.
• Sea paciente – Toma el tiempo que necesite para encontrar la persona adecuada.

Consejos finales

Durante el proceso de selección de personal es muy importante que usted también piense en sí mismo, en su forma de trabajar, el tipo de gente que le gusta y el tipo de empresa que desea tener. En otras palabras, tiene que ser crítico con usted mismo y ser honesto acerca de la clase de personas con las que desea trabajar.

Por último, tenga en cuenta que contratar a las personas adecuadas para su spa es tan importante como tratar de que estén felices una vez que hayan comenzado a trabajar para usted. Una rotación alta de personal es extremadamente costosa para cualquier negocio. Por ello, es recomendable tratar de reducir la rotación del personal mediante una revisión frecuente de los paquetes de compensación, la construcción de un ambiente de trabajo óptimo, y el suministro de herramientas adecuadas, formación y programas de desarrollo para su equipo.

La selección y el saber mantener el talento adecuado de su spa será uno de los factores clave del éxito de su negocio.