In some of our recent posts, we have written about different elements dealing with the operational aspects that surround spas. From revenue management to treatment menu engineering, our posts have explored the importance of developing an efficient business model and strategy for your spa.

This time, we would like to discuss another crucial aspect surrounding the success of any given spa: The conceptual design of the spa’s physical structure. In this post we will take a closer look at this element that is of vital importance and that could potentially make the difference between failure and success.

En algunos de nuestros artículos recientes, hemos escrito acerca de diversos elementos que se relacionan con los aspectos operativos de los spas. Desde la gestión del rendimiento hasta la ingeniería de la carta de tratamientos, nuestros artículos han explorado la importancia de desarrollar un modelo de negocios y una estrategia eficiente para su spa.

En esta ocasión nos gustaría hablar de otro aspecto crucial que rodea el éxito de cualquier spa: El diseño conceptual de la estructura física del spa. En este artículo vamos a mirar más de cerca este elemento de vital importancia que bien podría marcar la diferencia entre el fracaso y el éxito de su negocio.

Getting The Right Support

There are two kinds of professionals that can help you to build a successful business: The consultant and the spa designer. During the conception of the spa, the consultant can guide you in the right direction regarding the implementation of the business plan and the concept that defines your spa. Besides this, the consultant can help you avoid the ‘fake’ consulting that very often is provided by product and equipment suppliers whose plan of action is mostly based on the profits generated by the sales of their goods.

Once you have implemented a business plan that takes into consideration different variables such as your spa’s goals and concept as well as the projected client experience, you are ready to jump into the physical aspect of your structure. To handle this delicate phase in a successful way, the spa designer can provide you with the right balance that your physical space needs in order to bring into action the plan that was previously conceived.

Spa Floor Design – Best Practices

The set of best practices to follow when conceiving and designing the spa floor are based on a careful consideration of different operational factors. Some of the most important elements to analyze include the visit pattern, the balance of energy within the structure, and the client’s perception.

According to Sam Margulies, an expert in spa design, “The best design process is to create a typical visit pattern, and conceive the floor plan according to the visit pattern”. In other words, the floor plan needs to be accommodated to the way you want to take your visitor all the way from the check-in until the moment the client leaves the door of the spa.

Along those lines, the spa needs to create the right balance between Income Generator (IG) areas (e.g. treatment rooms, retail zones) and Non Income Generator (NIG) areas (e.g. bathrooms, locker rooms).  Without a proper balance between IG and NIG areas, the spa is doomed to fail. As stated by Sam Margulies, “If your floor plan is not optimizing the ‘utilization rate’ of the surface within an intelligent traffic pattern, you will never be able to achieve a healthy business format”.

Managing the energy of the spa is another crucial element that deserves careful consideration. The spa needs to create a structure where areas of high-energy do not interfere with relaxing areas. The lack of a structure capable of balancing areas of energy, may lead to a bad experience for the client.

In the same way, the floor design needs to focus on the client’s perception. A spa with a hectic reception or small and crowded rooms has the potential to generate a bad experience for the client. As stated by Sam Margulies, “it is the perception of the client that prevails and that will decide the overall experience of the client”. Clients who leave the spa with a negative impression will not come back.

Besides all these aspects, the spa also has to analyze the main features of the retail space, the kind of technical requirements that are needed, and the type and dimension of the location where the spa is going to be placed.

An Essential Ingredient of The Business Plan

For all the consideration we mentioned above, the conception and design of the spa floor is an essential ingredient of the spa’s business plan. Without a structure capable of creating a coherent spatial distribution, the best business plan can fail. If your spa or wellness centre needs advice regarding the elaboration of a business plan or the conceptual design and spatial distribution, please feel free to contact us at: info@spa-balance.com. Our experts will be happy to assist you.

Source: ‘Spa Floor Plans, Conception & Design’ Sam Margulies. Spa Management.

Conseguir el apoyo adecuado

Hay dos tipos de profesionales que pueden ayudarle a construir un negocio exitoso: El consultor y el diseñador del spa. Durante la concepción del spa, el consultor puede guiarlo en la dirección correcta con respecto a la aplicación del plan de negocio y el concepto que define su spa. Además de esto, el consultor puede ayudarle a evitar la ‘falsa’ consultoría que muy a menudo proporcionan los proveedores de productos y equipos cuyo plan de acción se basa principalmente en los beneficios generados por las ventas de sus productos.

Una vez se haya puesto en marcha un plan de negocio que toma en cuenta diferentes variables como los objetivos y concepto de su spa así como una proyección de la experiencia del cliente, usted está listo para abordar el aspecto físico de su estructura. Para hacer frente a esta delicada fase de manera exitosa, el diseñador del spa le puede proporcionar a su espacio físico el justo equilibrio que se necesita para poner en acción el plan previamente concebido.

Diseño del spa – Prácticas a seguir

El conjunto de prácticas a seguir con respecto a la concepción y el diseño del spa se basa en una cuidadosa consideración de los diferentes factores operacionales. Algunos de los elementos más importantes a analizar incluyen el flujo del cliente, el equilibrio de la energía dentro de la estructura, y la percepción del cliente.

Según Sam Margulies, un experto en el diseño de spas, “El mejor proceso de diseño es crear un patrón típico de visita, y concebir el plano de la planta de acuerdo con el patrón de visita”. En otras palabras, la planta necesita ser diseñada de acuerdo a la forma en que el cliente realiza la visita desde el momento en que entra a su estructura hasta el instante que abandona la misma.

En ese sentido, el spa tiene que crear el equilibrio adecuado entre las zonas que generan ingresos (IG, por sus siglas en inglés) como las cabinas de tratamientos y la tienda de productos, y aquellas áreas que no generan ingresos (NIG, por sus siglas en inglés) como los baños y los vestuarios. Sin un equilibrio adecuado entre las áreas IG y NIG, el spa está condenada al fracaso. Tal y como lo dice Sam Margulies, “Si el diseño de su planta no está optimizando la ‘tasa de utilización’ de la superficie dentro de un patrón inteligente de tráfico, usted nunca será capaz de lograr un formato de negocios saludable”.

El manejo de la energía del spa es otro elemento crucial que merece una consideración cuidadosa. El spa tiene que crear una estructura en donde las áreas de alta energía no interfieran con zonas de relajamiento. La falta de una estructura capaz de equilibrar las áreas de energía, puede producir una mala experiencia para el cliente.

De la misma manera, el diseño de la planta tiene que concentrarse en la percepción del cliente. Un spa con una recepción agitada o habitaciones pequeñas y llenas de gente tiene el potencial de generar una mala experiencia para el cliente. De acuerdo con Sam Margulies, “la percepción del cliente es lo que prevalece y lo que decidirá la experiencia general del cliente”. Los clientes que abandonan el spa con una impresión negativa no regresarán.

Además de todos estos aspectos, el spa también tiene que analizar las principales características de la tienda de productos, el tipo de requisitos técnicos que la estructura necesita, y el tipo y la dimensión de la ubicación en la cual será colocado el spa.

Un ingrediente esencial del plan de negocio

Por todas las consideraciones que hemos mencionado antes, la concepción y el diseño de la planta del spa representan un ingrediente esencial del plan de negocio del spa. Sin una estructura capaz de crear una distribución espacial coherente, el mejor plan de negocio puede fracasar. Si su spa o centro de wellness necesita asesoramiento sobre la elaboración de un plan de negocio o el diseño conceptual y distribución espacial de su estructura, puede ponerse en contacto con nosotros en: info@spa-balance.com. Nuestros expertos estarán encantados de ayudarle.

Fuente: ‘Spa Floor Plans, Conception & Design’ Sam Margulies. Spa Management.

There is no doubt 2012 will be another challenging year for most industries, and the spa sector is no exception. Spas will not only need to come up with more innovative business models but will also need to have the necessary cash flow in order to survive the coming year and deal with the current economic environment.

In order to accomplish this, external and objective assistance will be required. Consulting services provide spas with the comprehensive know-how that is needed to manage the complexity of these businesses. Like in any growing business, areas of specialty are crucial and it is impossible for one person (eg. Spa Director) to cover all the necessary areas of expertise.

No hay duda que el 2012 será otro año lleno de retos para la mayoría de las industrias incluyendo el sector de los spas. Los spas no sólo tendrán que implementar modelos de negocio más innovadores, sino que también necesitarán tener el flujo de caja adecuado para sobrevivir este año y hacer frente a la situación económica actual.

Con el fin de lograr esto, se requerirá de una asistencia externa y objetiva. Los servicios de consultoría proveen a los spas con el amplio know-how que se necesita para manejar la complejidad de dichos negocios. Como en cualquier negocio que crece, el desarrollo de áreas especializadas es crucial y por ello es imposible para una persona (por ejemplo, el director de un spa) poder cubrir todas las áreas que requieren de conocimiento específico.

This is particularly true in times of crisis where old rigid models are being replaced by new more dynamic and flexible ones in order to meet the needs of an ever more demanding and spa-savvy consumer. With the right consulting services in place, you can turn around your spa or wellness centre into a successful business.

The reasons behind failure

In the past, many investors entered into the spa industry looking for quick money. When the economic crisis hit, these investors found out that they actually lacked the necessary industry know-how and experience of these complex and high cost-base operations, thus the closure of a number of spas.

The main reasons behind the failure that affected the spa industry when the financial crisis hit the market are:

• Lack of sufficient know-how.
• Lack of adequately trained Spa Managers and Directors.
• Unrealistic financial expectations of what spas could generate.
• Rigid business model that did not take into account dips in demand and the need to of flexible pricing.
• Lack of clear strategy.
• Lack of coherent pricing policy and yield management systems.

What happened to some hoteliers is just an example of this failure. In fact, several hoteliers thought they could run a spa thinking that selling treatments was the same as selling room nights before they came to realise that it was actually a totally different ball game.

Consulting services

There are several types of consulting services available for spas. For example: ad hoc consulting services such as feasibility studies, concept development, marketing, etc.; business optimization; operational set-ups; training; recruitment, etc.

It is impossible that most spas have all the required skill sets in order to make the business a success. The idea is for the owner/manager to identify the weaker areas and seek expert assistance in order to cover these areas.

For example, at Spa Balance we find that the Business Optimisation service is very successful as sometimes we see that spa managers and directors, or hoteliers, do not know where the holes are and need help in order to identify the weak areas and make the appropriate changes. After evaluating each and every single aspect of the business, our operational audit provides the spa with a comprehensive set of correct strategies to implement.

Common mistakes to avoid

One of the most common mistakes spa managers (especially those with a therapist background) and hoteliers make is that of getting easily seduced by product brands. By thinking that a certain product brand will suddenly pour customers through the door, many hoteliers, spa owners and spa managers have learned the hard way that this idea is far from an effective strategy.

The only thing that this ‘strategy’ provokes is additional costs in terms of new stock purchases and the whole process of trying to get rid of old stock. Moreover, this scenario forces spas to change their treatment menus creating confusion among customers. Even worse, hoteliers and spa owners tend to adapt their spa concept to the product brand they have chosen, and that is probably one of the worst things they can do as it compromises their whole spa concept and hence brand.

Another major mistake is that of assuming a spa director knows each and every aspect of management. What needs to be taken into consideration is the previous experience of the spa manager. In most cases, a therapist or receptionist is promoted to a spa manager or director role without the appropriate training, which forces him/her to learn through trial and error. Along those lines, having business acumen and expertise is also equally important. Unfortunately, most spa directors and managers lack the required commercial background and human capital management experience that is needed.

An additional mistake to avoid is drastic cost cutting where spa receptionists are totally removed from the equation. While it is important to have a team that multi-tasks and is cross-trained in other departments, it is also important to understand the role that receptionists play for your business. This role is not only about picking up the phone and carrying out basic administrative tasks. Receptionists are, in fact, your sales agents and the very first point of contact with your clients.

Finally, it is important for spas to move from the idea that they do not really need help and that they can do it by themselves. If you want to turn around your business, you need to be prepared to make the required structural and strategic changes that are necessary to accomplish that goal.

The value of consulting

With the assistance of a consultant, the common mistakes we just referred to can be easily avoided. Moreover, the experience and know-how of the consultant appears as the ideal tool to deal with the complexity that surrounds the operations of a spa. With the right consulting services in place, your spa has the possibility to thrive in today’s challenging environment.

If your spa is struggling in the current economic climate, our Business Optimisation service may be the right route for you to pursue. If you would like further information on how our Business Optimisation service can help you maximise revenue and profits, contact us at info@spa-balance.com. Our experts will be delighted to assist you.

Esto es particularmente cierto en tiempos de crisis en donde los antiguos modelos rígidos están siendo reemplazados por nuevos módelos más dinámicos y flexibles encaminados a satisfacer las necesidades de un consumidor cada vez más exigente y conocedor de los spas. Con la implementación de adecuados servicios de consultoría, usted puede convertir su spa o centro de wellness en un negocio de éxito.

Las razones detrás del fracaso

En el pasado, muchos inversionistas entraron en el sector de los spas en busca de dinero fácil. Cuando la crisis económica llegó, muchos spas cerraron debido a que los inversionistas se dieron cuenta de la carencia de know-how y experiencia de la industria que requieren operaciones complejas y de alto coste.

Las siguientes son las principales razones detrás del fracaso que vivió el sector de los spas cuando la crisis financiera se produjo:

• Falta de un know-how adecuado.
• Falta de gerentes y directores de spas debidamente capacitados.
• Expectativas financieras poco realistas con respecto a lo que los spas podían generar.
• Un modelo de negocio rígido que no tenía en cuenta las fluctuaciones de la demanda y la necesidad de una política de precios flexible.
• Falta de una estrategia clara.
• Falta de una política de precios coherente y sistemas de gestión de rendimiento.

Lo que pasó con algunos hoteleros es un ejemplo apropiado de dicho fracaso. De hecho, varios hoteleros pensaron que podían gestionar un spa asumiendo que la venta de tratamientos funcionaba de la misma forma que la venta de habitaciones. Esta era la idea que existía antes de que se dieran cuenta que en realidad era una historia completamente diferente.

Servicios de consultoría

Hay varios tipos de servicios de consultoría disponibles para los spas. Ellos incluyen servicios de consultoría ad hoc como estudios de viabilidad, desarrollo de conceptos, marketing, etc.; optimización de negocios, puestas en marcha, proyectos llave en mano, formación, contratación, etc.

Es imposible que la mayoría de los spas tengan todas las habilidades necesarias para hacer que el negocio sea un éxito. La idea es que el propietario o gerente pueda identificar las áreas más débiles del negocio y busque la ayuda de expertos con el fin de cubrir dichas áreas.

Por ejemplo, en Spa Balance a menudo nos solicitan nuestro servicio de Optimización de Negocios ya que muchas veces vemos que los gerentes y directores de spas, o los hoteleros, no saben donde están los agujeros y necesitan ayuda para identificar las áreas débiles y poder efectuar los cambios necesarios. Después de evaluar todos y cada uno de los aspectos del negocio, la auditoría operacional le brinda al spa un amplio conjunto de estrategias correctivas para poner en práctica.

Errores comunes a evitar

Uno de los errores más comunes que cometen los gerentes de spas (especialmente aquellos que son terapeutas también) y los hoteleros es el de dejarse seducir con facilidad por las marcas de productos. Asumiendo que una particular marca trae consigo un flujo inesperado de clientes, muchos gerentes y propietarios de spas han aprendido de una manera dura que dicha idea está lejos de ser una estrategia efectiva de negocios.

La única cosa que dicha ‘estrategia’ conlleva son costos adicionales generados por nuevas compras de productos así como por el proceso de deshacerse del inventario que se acumula. Por otra parte, este escenario obliga a los spas a cambiar sus menús de tratamiento creando confusión entre los clientes. Peor aún, los hoteleros y propietarios de spas tienden a adaptar su concepto de spa a la marca del producto que han elegido, siendo esta una de las peores cosas que pueden hacer ya que de este modo se pone en peligro todo el concepto del negocio y por lo tanto la marca.

Otro gran error es el de asumir que un director de spa conoce cada aspecto del proceso de gestión. Lo que se necesita tener en cuenta es la experiencia que tiene el gerente del spa. En la mayoría de los casos, un terapeuta o un recepcionista es ascendido a gerente o director de un spa sin que tenga una formación adecuada lo cual lo/la obliga a aprender a base de pruebas y errores. Por la misma vía, tener visión y experiencia en el mundo de los negocios es igualmente importante. Desafortunadamente, la mayoría de los directores y gerentes de spas carecen del conocimiento comercial necesario y de la experiencia de gestión de capital humano que es imprescindible.

Un error adicional a evitar es una drástica reducción de costos que quita por completo de la ecuación de negocios a los recepcionistas. Si bien es importante contar con un equipo formado en diversos departamentos y capaz de asumir distintas tareas, también es importante entender el papel que los recepcionistas juegan para su negocio. De hecho, dicho rol no se limita sólo a responder el teléfono o llevar a cabo tareas básicas de administración. Los recepcionistas son, de hecho, sus agentes de ventas y el primer punto de contacto con sus clientes.

Finalmente, es importante que los spas puedan desligarse de la idea a través de la cual piensan que realmente no necesitan ayuda y que pueden hacer todo por sí mismos. Si usted desea darle un cambio drástico a su negocio, necesita estar preparado para hacer los cambios estructurales y estratégicos necesarios para lograr alcanzar dicho objetivo.

El valor de la consultoría

Con la ayuda de un consultor, los errores que hemos apenas mencionado pueden ser fácilmente evitados. Más aún, la experiencia y el know-how de los consultores aparecen como herramientas ideales para hacer frente a la complejidad que rodea las operaciones de un spa. Con adecuados servicios de consultoría en pie, el spa cuenta con la posibilidad de prosperar en el desafiante ambiente de hoy.

Si su spa está teniendo problemas en el actual clima económico, nuestro servicio de Optimización de Negocios puede ser el camino adecuado a seguir. Si desea más información sobre cómo nuestro servicio de optimización de negocios puede ayudarle a maximizar los ingresos y beneficios, nos puede contactar en info@spa-balance.com. Nuestros expertos estarán encantados de ayudarle.