The world around us is quickly becoming digital. People across the globe are consuming digital content on a daily basis. Companies in all industries are starting to recognise the importance of getting digital and embracing technology not only to engage their consumers but to also improve business productivity. Yet, in such a rapidly growing technological environment, the spa industry seems to be lagging behind. Many owners, hotel operators and spas struggle to invest in technology – specifically, spa software systems.

 

Pencil, paper and Excel get the job done. Why change?

Many spa managers, at some point of their career, whilst trying to embrace technological advancements for their spa businesses, have had to face their owner or hotel general manager and answer the question: “Why can’t you use a manual booking system for the spa? With up to 20 bookings a day, we really do not need to invest in a spa software system”.

A number of spa owners, especially of small operations, prefer to continue to manage their bookings manually. Hoteliers are also equally reluctant to invest in a software system for their spas. Where spa revenue makes up to a maximum of 5% of total revenue at best in most hotels, some hotel general managers think: why bother investing in a software system? Pencil, paper and Excel get the job done!

 

Moving with the times

While pencil, paper and Excel are effective tools for managing bookings and basic reports, they are not enough to address today’s way of managing our businesses and marketing our product and services to our clients.

 

Here are five reasons why smart operators invest in a software system for their spa:

1. Improve productivity. Manually taking bookings, noting down treatment preferences, writing and sending reservation confirmations via email, filling out of several reports at the end of the day, etc. – are all time consuming tasks that unnecessarily waste employee productivity. In such a labour-intensive industry, we need to make smart use of our resources. A software system allows you to have everything (reservations, inventory tracking, customer preferences, etc.) in one place, and frees your employees’ time so that they can concentrate on what is important – promoting your business and providing seamless service to your guests.

2. Real-time business visibility. Having a real-time snapshot of your business is crucial to make informed decisions. The ability to take out reports that give you a concise overview of your business’s performance allows you to be on top of your business instead of in it. Most software systems today come equipped with apps that allow you to instantly access your spa’s reservation system through multiple devices, without you having to be present in the spa.

3. Personalisation of service. Most spa software systems today have CRM tools integrated. With just a click, you can access your guest preferences in terms of treatment type, therapist, massage oil, etc. including reminders for special occasions. This gives your team an opportunity to create amazing spa experiences for your guest and recommend products according to their wellness needs.

4. Effective marketing. As we move towards an era of digital marketing, it is important to effectively communicate with our guests. With automated social media alerts, spa software systems allow you to promote your business more effectively by adapting your sales initiatives according to your client mix.

5. Guest privacy. In most spas, medical questionnaires and client history forms are stored in the spa manager’s office or some back-of-house area in the spa where any team member can access them. Spa software systems permit controlled access of what guest information users can see depending on what they need to know to carry out their job. This allows you to maintain the integrity of your guests and their medical information.

 

While some will undoubtedly lament the loss of paper, pencil, old fashioned collateral, and several different Excel sheets, newer generations who have grown up with internet, laptops, tablets, smartphones, will pave the way we do business to a digital future. The digital age has arrived and it is time to be open and adapt to a new way of business and interaction.

 

El mundo que nos rodea se está volviendo rápidamente digital. Gente de todo el mundo hace uso de contenidos digitales diariamente. Empresas de todos los sectores están empezando a reconocer la importancia de volverse digitales y adoptar la tecnología adecuada, no sólo para relacionarse con sus consumidores, sino también para mejorar su productividad empresarial. Sin embargo, en un entorno tecnológico en tan rápido crecimiento, la industria del spa parece estar quedándose atrás. A muchos propietarios, operadores de hoteles y spas les cuesta invertir en tecnología, específicamente, en sistemas de software de spa.

 

El papel, el lápiz y el Excel funcionan bien. ¿Por qué cambiar?

Muchos gerentes de spa, en algún momento de su carrera, mientras intentan adaptarse a los avances tecnológicos en sus negocios de spa, han tenido que enfrentarse a su propietario o director general del hotel y contestar a la pregunta: “¿Por qué no utilizar un sistema de reserva manual para el spa? Con un máximo de 20 reservas al día, realmente no necesitamos invertir en un sistema de software de spa”.

Ciertos propietarios de spa, sobre todo de spas con operaciones pequeñas, prefieren seguir gestionando sus reservas de forma manual. Los hoteleros son igualmente reacios a invertir en un sistema de software para sus spas. Dado que los ingresos del spa suponen como máximo el 5% de los ingresos totales de la mayoría de los hoteles, algunos directores generales piensan: ¿por qué preocuparse por invertir en un sistema de software? ¡Un lápiz, papel y Excel funcionan bien!

 

Avanzar con los tiempos

Aunque un lápiz, papel y Excel son herramientas eficaces para la gestión de reservas e informes básicos, no son suficientes para hacer frente a la forma actual de gestión de nuestros negocios y de comercialización de nuestros productos y servicios a nuestros clientes.

 

A continuación indicamos cinco razones por las cuales los operadores más inteligentes invierten en un sistema de software para su spa:

1. Mejora de la productividad. Tomar las reservas manualmente, anotar las preferencias de tratamiento, escribir y enviar confirmaciones de reservas por correo electrónico, rellenar varios informes al final del día, etc., son tareas que consumen tiempo y desperdician innecesariamente la productividad de los empleados. En una industria tan intensiva en trabajo manual, tenemos que hacer un uso inteligente de nuestros recursos. Un sistema de software le permite disponer de todo (reservas, seguimiento de inventarios, preferencias de los clientes, etc.) en un mismo lugar y ahorra tiempo de sus empleados para que puedan concentrarse en lo que es importante: la promoción de su negocio y ofrecer un servicio integral a sus clientes.

2. Visibilidad de su negocio en tiempo real. Tener una visión instantánea de su negocio, en tiempo real, es crucial para tomar decisiones informadas. La capacidad de poder sacar informes que le den un panorama general del rendimiento de su negocio le permite estar encima en vez de dentro su negocio. La mayoría de los sistemas de software de hoy en día vienen equipados con aplicaciones que le permiten acceder de manera remota al sistema de reservas de su spa a través de múltiples dispositivos.

3. Personalización del servicio. La mayoría de los sistemas de software de spa actuales disponen de las herramientas CRM integradas. Con sólo un clic, puede acceder a las preferencias de los clientes en cuanto al tipo de tratamiento, terapeuta, aceite de masaje, etc. hasta incluir recordatorios para ocasiones especiales. Esto le da a su equipo la oportunidad de crear increíbles experiencias de spa para sus huéspedes y recomendar los productos de acuerdo a sus necesidades de bienestar.

4. Marketing efectivo. A medida que avanzamos hacia la era del marketing digital, es importante comunicarse efectivamente con los clientes. Con alertas automáticas en las redes sociales, los sistemas de software de spa le permiten promocionar su negocio de manera más eficaz mediante la adaptación de sus iniciativas de ventas de acuerdo a su tipo de cliente.

5. Privacidad de los clientes. En la mayoría de los spas, los cuestionarios médicos y formularios de los historiales de los clientes se almacenan en la oficina del gerente del spa o en alguna área trasera del spa donde cualquier miembro del equipo puede acceder a ellos. Los sistemas de software para spas permiten el acceso controlado de los usuarios a la información de los clientes en función de lo que cada uno de ellos necesita saber para realizar su trabajo. Esto le permite mantener la integridad de la información médica de sus clientes.

 

Mientras que algunos se lamentarán, sin duda, de la pérdida del papel, del lápiz y las diferentes hojas de Excel, las nuevas generaciones que han crecido con Internet, ordenadores portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes, allanarán nuestro camino hacia un futuro digital para hacer negocios. La era digital ha llegado y es hora abrirnos y adaptarnos a una nueva forma de hacer negocios e interactuar.

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