As a spa manager or director, you probably spent months trying to convince your hotel general manager, financial controller and/ or owners to get the capex for a spa management software system. You probably also spent some more months trying to get your IT team to liaise with the software company’s technical team and organising a thorough training for your team. After using the system for a few months, you now have to generate enough additional revenue to justify this capital expenditure.

 

Como gerente o director de spa, es probable que haya pasado meses tratando de convencer al director general del hotel, al director financiero y/o al propietario, de invertir en un sistema de software de gestión de spas. Es probable que también haya llevado algunos meses en tratar de conseguir que su equipo técnico trabajara con el equipo de la compañía de software, además de organizar una formación completa para su equipo. Después de usar el sistema durante unos meses, ahora tiene que generar suficientes ingresos adicionales para justificar dicho desembolso de capital.

Many spa managers and directors mistakenly believe that by implementing a spa management software their revenue will automatically increase noticeably. While spa management software undoubtedly enhances productivity, like any other tool, the person using it must know how to use it effectively. Many spa managers only make partial use of the valuable information spa management softwares provide. In this article, we walk you through what you need to do to make the most of this valuable tool.

 

Here are 5 things you need to consider when using a spa management software to drive more business to your spa:

 

1. Explore. Are you exploring the full potential of all the available tools? Do you know which features of the software help you manage your business more effectively – from bookings, staff scheduling, managing stock and cost of sale, to yield management and communicating with your clients? What marketing tools are available? Is your spa software integrated with your social media platform? For example, is the online booking app connected to your spa’s Facebook page? Knowing what tools are available, what you can do with them and actually using these tools will help you optimise your spa management software.

 

2. Understand. Understand what reports give you the information you need to manage your business effectively. It is also important to understand where the data on the reports comes from. For example, do the reports on therapist and treatment room occupancies include the allocated time for pre-treatment preparation and post-treatment cleaning up? If your therapist and spa productivity calculations don’t include treatment turnaround time, you would need to configure your software reporting accordingly. Running the right reports that will provide you the key information you need about your business will help you understand the reasons behind your spa’s performance.

 

3. Monitor. Measure the right Key Performance Indicators (KPIs) to see how your business is performing. What are your spa’s demand patterns? When are your peak periods? What are your therapist productivity patterns? Are you having to turn down business due to lack of available therapists or treatment rooms? Are your clients happy with the quality of treatment? Are you experiencing too many no shows? Which treatments are your clients buying and when? What treatments have retail sales linked to them? Which promotions are working and which client segments are buying them? Monitor the KPIs of your spa, for example, guest satisfaction, hourly RevPATH, therapist occupancy, treatment room occupancy, retail sales, and any other KPIs you think relevant for your business.

 

4. Analyse. Once you are monitoring the right KPIs, it is important to analyse this information. Running several reports and not acting on the information given will not help you drive your business forward. If you are finding that you are turning down a number of guests, look into the reasons behind it. Is it because not enough therapists are scheduled at a particular time? Are too many therapists scheduled during low traffic times and too few during the peak period? Or are you turning down guests due to lack of available treatment rooms? If that is the case, is it because of delays in the time taken to finish treatments? Or is it because too much time is being set aside for preparation and cleaning up? These are just a few ways you can analyse your KPIs.

 

5. Respond. Act on the real-time information your spa software is providing you. Adjust and adapt your business to market realities; evaluate whether long-term adjustments need to be made to existing systems. Does your pricing policy need tweaking? For example, do you need to implement a dynamic pricing policy to divert traffic from your peak period to your off-peak period? Are majority of your therapists working when your clients are demanding treatments? Do more freelance or part-time therapists need to be hired? Or do you need to implement a dynamic staffing schedule with split shifts? What impact are the above responses having on your top and bottom lines? If it is costing your business proportionally more money to bring in the additional revenue, investigate opportunities to optimise productivity and streamline your business. These are just a few ways you can respond effectively to get your business back on track.

 

Conclusion

A spa management software is a valuable tool that helps you manage your business more effectively: your staff, operations and clients. How much value you get out of it will depend on how smartly you utilise it.

Muchos gerentes de spa creen erróneamente que mediante la implementación de un software de gestión de spas, sus ingresos aumentarán automáticamente de manera notable. Mientras que el software sin duda mejora la productividad, como cualquier otra herramienta, la persona que lo utiliza debe saber cómo utilizarlo de manera eficaz. Muchos gerentes de spa sólo hacen uso parcial de la valiosa información que ofrecen los sistemas de software de gestión de spas. En este artículo, analizamos lo que hay que hacer para sacar el máximo partido de esta herramienta.

 

Hay 5 cosas que debe considerar cuando utilice un software de gestión de spas para generar más ingresos:

 

1. Explorar. ¿Está explorando todo el potencial de todas las herramientas disponibles? ¿Sabe qué características del software le ayudan a gestionar su negocio de manera más eficaz: desde las reservas, el horario del personal, la gestión de reservas y el coste de la venta, a la gestión del rendimiento y la comunicación con sus clientes? ¿Qué herramientas de marketing están disponibles? ¿Su software de spa está integrado con su plataforma de redes sociales? Por ejemplo, ¿su aplicación de reservas en línea está conectada a la página de Facebook de su spa? Conocer las herramientas de las que dispone, lo que puede hacer con ellas y usarlas realmente, le ayudará a optimizar su software de gestión de spas.

 

2. Entender. Entienda qué informes le dan la información que necesita para gestionar su negocio con eficacia. También es importante entender de dónde proceden los datos de los informes. Por ejemplo, ¿los informes sobre la ocupación de los terapeutas y las salas de tratamiento incluyen el tiempo asignado para la preparación pre-tratamiento y la limpieza post-tratamiento? Si sus cálculos de productividad de los terapeutas y del spa no incluyen este “tiempo de respuesta”, deberá configurar su software según ello. Obtener los informes adecuados que le proporcionen la información clave sobre su empresa le ayudará a entender las razones detrás del rendimiento de su spa.

 

3. Medir. Mida los indicadores clave de rendimiento (KPI, según sus siglas en inglés) adecuados para comprender el rendimiento de su negocio. ¿Cuáles son los patrones de demanda de su spa? ¿Cuáles son sus horas puntas? ¿Cuáles son los patrones de productividad de sus terapeutas? ¿Tiene que rechazar clientes debido a la falta de terapeutas disponibles o a la falta de salas de tratamiento? ¿Sus clientes están satisfechos con la calidad del tratamiento? ¿Hay demasiados clientes que no se presentan a sus citas? ¿Qué tratamientos compran sus clientes, y cuándo? ¿Qué tratamientos están asociados con ventas al público? ¿Qué promociones funcionan y qué tipo de clientes las están comprando? Siga los KPI de su spa, por ejemplo, la satisfacción del cliente, los ingresos por hora de tratamiento disponible (RevPATH, según sus siglas en inglés), la ocupación del terapeuta, la ocupación de las salas de tratamiento, la venta al público y cualquier otro KPI que considere útil para su negocio.

 

4. Analizar. Una vez que esté siguiendo los KPI adecuados, es importante analizar su información. Sacar varios informes y no actuar basándose en su información no le ayudará a impulsar su negocio. Si se encuentra con que está rechazando clientes, comprenda los motivos de ello. ¿Es porque no hay suficientes terapeutas disponibles en un momento determinado? ¿Tiene demasiados terapeutas disponibles durante las horas de baja afluencia y muy pocos durante las horas de máxima afluencia? ¿O rechaza clientes debido a la falta de salas de tratamientos disponibles? Si ese es el caso, ¿se debe a los retrasos a la hora de finalizar los tratamientos? ¿O es porque se dedica demasiado tiempo a la preparación y limpieza? Éstas son sólo algunas de las maneras cómo usted puede analizar los KPI.

 

5. Responder. Actúe según la información en tiempo real que el software del spa le está proporcionando. Ajuste y adapte su negocio a la realidad del mercado; evalúe si los ajustes a largo plazo se deben incorporar a los sistemas existentes. ¿Debe ajustar su política de precios? Por ejemplo, ¿es necesario implementar una política de fijación de precios dinámica para desviar el tráfico de su período de más afluencia a su período de menor afluencia de clientes? ¿La mayoría de sus terapeutas están trabajando cuando sus clientes demandan tratamientos? ¿Es necesario contratar más terapeutas independientes o de media jornada? ¿O es necesario implementar un horario de trabajo dinámico para el personal, con jornadas partidas? ¿Qué impacto tienen las respuestas anteriores en sus ingresos y en su balance? Si a su empresa le cuesta, proporcionalmente, más dinero atraer ingresos adicionales, investigue las opciones para optimizar la productividad de su negocio. Éstas son sólo algunas maneras cómo usted puede responder con eficacia para volver a poner su negocio en el buen camino.

 

Conclusión

Un software de gestión de spas es una valiosa herramienta que le ayuda a gestionar su negocio de manera más eficaz: su personal, las operaciones y los clientes. El beneficio que obtenga de éste dependerá de cómo lo utilice.

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